6^e Valeur : Préserver la vie privée et la confidentialité

Contexte de pratique : Les T.S. ont beaucoup de respect pour la confiance que leur accordent les personnes utilisatrices des services, les membres du public, et les autres professionnel(le)s en tenant compte de leurs valeurs et de leurs convictions en matière de protection de la vie privée et de la confidentialité, et en respectant le droit qu’ont ces personnes de contrôler si, et quand ces informations seront partagées avec des tiers. Les T.S. préservent la confidentialité dans toutes les formes de prestation de services ou de communication, dans tous les contextes et milieux ainsi que dans les médias sociaux.

Normes de pratique : Les T.S. s’assurent de respecter et de valoriser la grande confiance que l’on accorde à la relation confidentielle en :

6.1.1 reconnaissant la diversité qui existe dans les communautés néo-écossaises (y compris, entre autres, les peuples micmacs et autochtones, les Néo-Écossais d’origine africaine et les personnes de la même descendance, les Acadiens, les francophones et les personnes 2ELGBTQIA+ de Nouvelle-Écosse) et en tenant compte des valeurs, des coutumes et des croyances des personnes concernées et de la manière dont ces personnes souhaitent que la confidentialité s’applique dans leur contexte culturel ;

6.1.2 informant les jeunes personnes utilisatrices des services (par exemple, les enfants et les jeunes) et leurs parents ou tuteurs légaux (ou tutrices légales) des droits qu’ont les jeunes et des pratiques du travail social s’appliquant aux enfants et aux jeunes en matière de respect de la vie privée et de confidentialité, conformément aux politiques et à la loi ;

6.1.3 traitant les informations obtenues dans le cadre de la relation professionnelle comme des informations confidentielles et en restreignant l’utilisation de celles-ci à des fins professionnelles uniquement ;

6.1.4 fournissant aux personnes qui utilisent les services des informations justes sur les individus qui auront accès à leur dossier, sur leur droit de recourir aux mécanismes nécessaires pour porter plainte, conformément aux politiques et à la loi et sur les limites de la confidentialité professionnelle (voir le principe directeur 6.3 concernant les limites) ;

6.1.5 obtenant (et en documentant) le consentement éclairé avant de procéder à l’enregistrement audio ou vidéo des personnes utilisatrices des services ou d’autoriser l’observation par un tiers des services fournis, que ce soit en personne ou virtuellement ;

6.1.6 évitant de faire allusion aux personnes utilisatrices des services dans les lieux publics ou semi-publics (par exemple, dans les couloirs, les salles d’attente, les ascenseurs, les restaurants, etc.), y compris sur les plateformes de médias sociaux ;

6.1.7 prenant des mesures pour remédier à toute violation en matière de confidentialité le cas échéant et en avisant les personnes utilisatrices des services de cette violation sur le plan de la confidentialité dans les plus brefs délais, en tenant compte des valeurs et des principes du code d’éthique de l’OTSNE, des normes de leur employeur et des exigences pertinentes en matière de règlementation.

Contexte de pratique : Les T.S. ont le devoir de protéger le droit qu’ont les personnes à la vie privée et à la confidentialité des informations qui sont partagées et documentées dans des dossiers électroniques ou écrits. Les T.S. préservent les dossiers professionnels conformément aux valeurs et aux principes du code ainsi qu’aux normes de l’OTSNE.

Normes de pratique : Les T.S. doivent défendre le droit qu’ont les personnes à la vie privée et à la confidentialité des informations partagées et documentées en :

6.2.1 considérant la personne qui utilise les services comme la première source d’information en ce qui concerne les enjeux personnels qui la touchent ;

6.2.2 documentant tout ce qui a trait à la constellation (collection) pertinente formée de personnes utilisatrices des services lorsqu’un couple, une famille, une organisation, une communauté ou un autre groupe constitue l’entité qui utilise les services ;

6.2.3 conservant une documentation faite en temps opportun, conséquente et précise des interventions et des informations professionnelles (y compris les notes d’évolution, les rapports et les résumés des services donnés, le cas échéant), en sachant que les personnes qui utilisent les services ou d’autres personnes peuvent consulter le dossier, conformément à toutes les exigences prévues par la loi, la règlementation ou les politiques applicables au niveau local, provincial et fédéral ;

6.2.4 s’assurant que toutes les informations consignées sont pertinentes pour répondre aux besoins des personnes utilisatrices des services ou sont nécessaires à l’administration, aux politiques ou à la règlementation de l’agence concernée ;

6.2.5 limitant la documentation aux informations pertinentes qui répondent aux politiques de l’employeur et aux normes de pratique professionnelle appropriées lors de l’échange de dossiers entre diverses professions ou agences ;

6.2.6 évitant d’émettre une opinion professionnelle à moins qu’elle ne soit étayée par sa propre évaluation ou par l’évaluation documentée d’un(e) autre professionnel (le) ;

6.2.7 veillant à ce que les personnes qui utilisent les services aient un accès raisonnable aux dossiers de travail officiels des T.S., conformément à la règlementation, et en informant les personnes concernées de leur droit de consulter leurs dossiers officiels conformément aux politiques de l’organisation ou à la règlementation ;

6.2.8 informant les personnes utilisatrices des services de la procédure en place pour faire appel et de leur droit à un réexamen si l’accès à leur dossier officiel leur est refusé ;

6.2.9 protégeant l’anonymat des tiers lorsque l’on permet aux personnes qui utilisent les services d’accéder à leurs dossiers, ce qui peut impliquer de dissimuler (ou de caviarder) les informations relatives aux tiers ;

6.2.10 informant les personnes qui utilisent les services des mécanismes à leur disposition par le biais de leur organisation ou de l’OTSNE pour signaler ou résoudre des plaintes liées à l’accès aux dossiers ainsi qu’à la correction de ceux-ci ;

6.2.11 s’assurant que les dossiers écrits ou électroniques des personnes utilisatrices des services sont conservés dans un endroit sûr et en prenant des mesures raisonnables pour empêcher tout accès non autorisé ;

6.2.12 transmettant ou en éliminant les documents écrits ou électroniques des personnes utilisatrices des services de façon à protéger la confidentialité des personnes concernées conformément à la législation applicable en matière de documentation et la règlementation du travail social ;

6.2.13 prenant des précautions raisonnables afin de protéger les informations confidentielles en cas de cessation d’activité, d’incapacité ou de décès ;

6.2.14 se conformant aux exigences relatives à la conservation, au stockage, à la préservation et à la sécurité des dossiers telles qu’énoncées dans toute législation applicable en matière de protection de la vie privée ou d’autres aspects, et, lorsque les dossiers sont employés par une organisation (le cas échéant), en acquérant et en maintenant une compréhension approfondie des politiques de l’organisation en matière de conservation, de stockage, de préservation et de sécurité des dossiers ;

6.2.15 veillant à ce que chaque dossier de personne utilisatrice des services soit stocké et conservé en lieu sûr pendant au moins sept ans à compter de la date de la dernière entrée ou, si la personne concernée était âgée de moins de dix-huit ans à la date de la dernière entrée, pendant au moins sept ans à compter du jour où la personne atteint ou aurait atteint l’âge de dix-huit ans. Des périodes de conservation différentes peuvent être exigées par la loi. Des durées de conservation plus longues peuvent être définies par les politiques de l’organisation qui emploie un membre ou par les politiques d’un membre qui travaille de façon autonome ou d’un membre qui doit respecter la législation en place en ce qui a trait à la protection de la vie privée. Ces politiques devraient être élaborées en tenant compte du fait qu’il soit peut-être nécessaire de consulter les documents plus tard.

De plus, les T.S. qui exercent des fonctions de supervision, de gestion et d’administration ou qui travaillent de façon autonome :

6.2.16 sont responsables de respecter la législation relative à la protection de la vie privée et s’efforcent d’établir des politiques et des pratiques qui protègent la confidentialité des informations qui concernent les personnes utilisatrices des services.

Contexte de pratique : À la première occasion et tout au long de la relation professionnelle, les T.S. veilleront à aborder les questions touchant les droits des personnes utilisatrices des services à la confidentialité et les limites à ces droits, ainsi que celles qui touchent la nature de la confidentialité, et ce, dans tous les contextes. : À la première occasion et tout au long de la relation professionnelle, les T.S. veilleront à aborder les questions touchant les droits des personnes utilisatrices des services à la confidentialité et les limites à ces droits, ainsi que celles qui touchent la nature de la confidentialité, et ce, dans tous les contextes.

Normes de pratique : Les T.S. veilleront à informer les personnes qui utilisent les services des limites en matière de vie privée et de confidentialité en ce qui concerne :

6.3.1 les droits individuels des enfants et des adolescent(e)s, des couples, des familles ou des groupes qui échangent des informations dans le cadre de la prestation de services, droits qui pourraient ne pas être respectés ou garantis par tout le monde, et l’exigence d’un engagement de la part de chaque membre à respecter la nature confidentielle de la communication entre (et parmi) les membres du groupe ;

6.3.2 les pratiques ou politiques de l’agence ou de l’organisation qui impliquent une consultation de routine avec les personnes qui supervisent ou avec les collègues professionnel(le)s, ce qui peut entraîner comme résultat d’avoir à fournir le nom des personnes en fonction de supervision ou de la (ou du) collègue et leurs coordonnées respectives ;

6.3.3 les pratiques ou politiques qui impliquent des relations entre les personnes qui supervisent ou le précepteur (ou la préceptrice) et les étudiant(e)s dans un contexte éducatif ou formatif ;

6.3.4 les mesures visant à protéger l’anonymat en ce qui a trait aux données relatives aux personnes qui participent à l’évaluation ou à la recherche, y compris le moment et la manière dont les données seront supprimées ou détruites ;

6.3.5 les informations échangées par le biais de divers moyens de communication tels que les ordinateurs, le courrier électronique, les télécopieurs, les répondeurs téléphoniques et d’autres technologies électroniques ;

6.3.6 le respect des accords de confidentialité dans la prestation de services sociaux par voie électronique ;

6.3.7 l’endroit où résident les données privées et confidentielles, y compris lorsque les données se trouvent sur des serveurs ou des centres de données situés à l’étranger.

Contexte de pratique : Les T.S. soutiennent le droit à l’autodétermination des personnes qui utilisent les services en obtenant leur consentement éclairé ou celui des personnes autorisées par la loi à consentir en leur nom à la divulgation d’informations confidentielles aux parties concernées. Les T.S. doivent divulguer des informations lorsque les dispositions législatives ou une ordonnance du tribunal l’exigent, ou lorsque cela est nécessaire pour prévenir un préjudice grave, imminent ou prévisible pour les personnes utilisatrices des services ou pour d’autres membres de la société. Dans tous les cas, les T.S. divulguent le minimum nécessaire d’informations pertinentes requises pour combler l’attente recherchée.

Normes de pratique : Les T.S. défendent le droit à l’autodétermination des personnes qui utilisent les services en ce qui concerne la divulgation d’informations confidentielles en :

6.4.1 informant les personnes utilisatrices des services et leurs représentants légaux de la nature et des modalités de divulgation des informations ;

6.4.2 communiquant dès que possible aux personnes qui utilisent les services les risques et les avantages liés à la divulgation de leurs informations, sauf si cela peut entraîner ou amplifier un préjudice grave pour les personnes concernées ou le public ;

6.4.3 avisant les personnes qui utilisent les services ou leurs représentants légaux des conditions dans lesquelles l’accès aux informations qui les concernent sera accordé ou refusé ;

6.4.4 donnant accès au dossier d’une personne utilisatrice des services qui fait l’objet d’une demande de dossier, conformément aux politiques et à la loi ainsi que lorsque l’accès à leurs dossiers peut être officiellement autorisé ou exigé par la loi sans leur consentement si cela ne présente pas de risque pour les autres ;

6.4.5 s’abstenant de divulguer de l’information à un tiers si, selon le jugement professionnel du membre, une telle divulgation peut nuire à la personne utilisatrice des services ;

6.4.6 respectant les droits à la confidentialité des personnes qui utilisaient les services qui sont décédé(e)s en sollicitant le consentement éclairé du (ou de la) représentant(e) légal(e) de la personne défunte pour divulguer des informations ;

6.4.7 obtenant l’assentiment²⁶ (acquiescement) des jeunes enfants avant de divulguer des informations les concernant à leurs tuteurs légaux (ou à leurs tutrices légales), sauf s’il est jugé que cela n’est pas dans leur intérêt supérieur, et en limitant les divulgations aux informations pertinentes minimales requises ;

6.4.8 traitant les violations à la confidentialité conformément aux valeurs et aux principes du code, et de l’OTSNE, et, le cas échéant, en élaborant et en divulguant des politiques et des procédures visant à informer les personnes utilisatrices des services, dans les meilleurs délais, de toute violation de la confidentialité des informations ;

6.4.9 préservant la confidentialité des informations servant à l’identification des personnes qui utilisent les services dans le cadre des activités d’enseignement, de formation, d’information du public, de recherche ou de supervision, ou lorsque l’on travaille avec des consultant(e)s, en milieu de travail ou avec des fournisseurs de services communautaires (le cas échéant) à moins que l’on obtienne un consentement éclairé et qu’il existe un besoin impérieux de divulguer des informations servant à l’identification.

De plus, lorsqu’il est nécessaire de divulguer des informations confidentielles concernant des personnes qui utilisent les services, des collègues professionnel(le)s ou d’autres personnes, les T,S. :

6.4.10 qui déterminent qu’une personne risque de se blesser, de se mutiler ou qu’elle a l’intention de faire du mal aux autres, veilleront à divulguer ces informations aux parties concernées ;

6.4.11 qui constatent qu’un enfant est blessé et qu’il (ou elle) peut avoir besoin d’être protégé(e), veilleront à divulguer cette information aux autorités compétentes, comme l’exige la loi ;

6.4.12 veilleront à agir en fonction de l’évaluation du niveau de risque imminent ou prévisible (ou les deux), des normes et pratiques professionnelles en vigueur ou des dispositions législatives ou de l’ordonnance du tribunal applicable ;

6.4.13 veilleront à restreindre la divulgation des informations confidentielles sur d’autres T.S. ou sur des collègues professionnel(le)s au minimum et aux seules informations pertinentes exigés par la loi ou par l’organe disciplinaire approprié.

Finalement, les T.S. employé(e)s par une organisation :

6.4.14 veilleront à acquérir et à maintenir une compréhension des politiques applicables aux demandes d’accès des personnes utilisatrices des services ou de toute autre partie, aux informations confidentielles des personnes concernées.

Contexte de pratique : Les T.S. s’assurent de protéger la vie privée et la confidentialité et abordent avec les personnes qui utilisent les services les attentes et les implications en matière d’utilisation de la technologie, des télécommunications et des plateformes de télésanté sur le web (on fait référence ici aux applications technologiques) dans la prestation de services. Lorsque les T.S. offrent des services par téléphone ou par d’autres moyens électroniques, les T.S. agissent de manière éthique, veillent personnellement à préserver leur compétence professionnelle, protègent les personnes desservies et défendent les valeurs de la profession.

Normes de pratique : Les T.S. s’assurent de protéger la vie privée et la confidentialité dans le cadre de la prestation de services sociaux rendus électroniquement en :

6.5.1 s’assurant que les personnes qui utilisent les services : (1) ont accès à l’application technologique et peuvent utiliser celle-ci ; (2) comprennent l’objectif et le fonctionnement de l’application technologique ; (3) voient leurs besoins satisfaits ; (4) ont leur identité protégée ;

6.5.2 ayant recours aux mesures de protection offertes (par exemple, la protection par mot de passe, le cryptage, les pare-feu sécurisés) lors du partage d’informations confidentielles au moyen de technologies numériques ou électroniques ou de supports de stockage de données (par exemple, les clés USB) ou lorsque l’on utilise les communications numériques (par exemple, les communications par courriel, les publications en ligne, les séances d’échanges en ligne, les communications mobiles, etc.) ;

6.5.3 respectant les dispositions législatives applicables à la prestation de services de travail social rendus électroniquement dans la province ou le territoire où cette pratique est règlementée ou utilisée, et où résident les personnes qui utilisent les services ;

6.5.4 demeurant conscient(e)s des enjeux intergouvernementaux lors de la prestation de services thérapeutiques ou de travail social utilisant des technologies électroniques (par exemple, des consultations et groupes de soutien en ligne, des vidéoconférences, etc.) et en agissant de façon à protéger la vie privée et la confidentialité ;

6.5.5 obtenant un consentement éclairé lorsque l’on utilise des moteurs de recherche électroniques pour recueillir des informations sur les personnes utilisatrices des services, y compris les plateformes de médias sociaux, sauf dans des circonstances exceptionnelles pour protéger les personnes qui peuvent être exposées à un risque ;

6.5.6 déployant des efforts raisonnables pour vérifier l’identité et les coordonnées des personnes qui utilisent les services et en se présentant publiquement avec exactitude, en utilisant des moyens technologiques pour offrir des services ;

6.5.7 maîtrisant les technologies utilisées et en respectant les normes qui s’appliqueraient à une relation de supervision en personne lorsque les T.S. utilisent ou fournissent une supervision et une consultation par des moyens technologiques.

De plus, il faut informer les personnes utilisatrices des services :

6.5.8 de la nécessité d’être seules dans un espace privé lorsqu’elles reçoivent des services sociaux de manière électroniques (par exemple, dans le cadre d’une réunion virtuelle) et de s’abstenir d’utiliser leur téléphone portable pendant la rencontre ;

6.5.9 des moyens de communication sécuritaires disponibles et que la communication par téléphone, vidéo, texte ou messagerie électronique n’offre qu’une sécurité et une protection limitées des informations confidentielles ;

6.5.10 des risques possibles et des conséquences du partage d’informations confidentielles sur Internet et sur les sites de médias sociaux, de plateformes de messagerie textuelle et de vidéoconférence ;

6.5.11 qu’il n’est pas permis de divulguer ou de publier des informations par voie numérique ou électronique provenant de T.S. ou d’autres personnes utilisatrices des services sans obtenir leur consentement éclairé.