Technologie et conservation des dossiers
Pour obtenir de plus amples renseignements et clarifications, veuillez consulter les Standards for Technology and Social Work Practice publiées par le National College of Social Workers et le College of Social Work Boards.
9.1.1. Les travailleurs sociaux qui fournissent des services par téléphone ou par d’autres moyens électroniques doivent agir de façon éthique, assurer leurs compétences professionnelles, protéger les clients et respecter les valeurs de la profession.
9.1.2. Les travailleurs sociaux doivent maîtriser la technologie et les outils nécessaires à l’exercice de leur profession et doivent obtenir de la formation et des conseils afin de tenir à jour leurs compétences et de s’adapter aux nouvelles technologies de leur domaine.
9.1.3. Les travailleurs sociaux qui utilisent des moyens technologiques pour offrir des services doivent déployer tous les efforts raisonnables pour demeurer au courant des avantages et des inconvénients des relations professionnelles virtuelles ainsi que des moyens qui leur permettent d’utiliser la technologie de façon sécuritaire et appropriée pour exercer leurs fonctions.1
9.1.4. Les travailleurs sociaux qui utilisent des moyens technologiques pour offrir des services doivent respecter tous les règlements de leur profession et doivent savoir que leur pratique peut être assujettie aux règlements autant dans l’administration où le client reçoit les services que dans l’administration où le travailleur social offre les services.
9.1.5. Les travailleurs sociaux qui utilisent des moyens technologiques pour offrir des services doivent se présenter au public de façon exacte.2
9.1.6. Les travailleurs sociaux qui utilisent des moyens électroniques pour offrir des services doivent déployer des efforts raisonnables pour vérifier l’identité des clients et leurs coordonnées.
9.1.7. Les travailleurs sociaux qui utilisent la technologie pour exercer leurs fonctions doivent protéger la vie privée des clients et consigner tous les services offerts, et doivent prendre des mesures appropriées pour protéger les données confidentielles qui ont été transmises de façon électronique ou par Internet.
9.1.8. Les travailleurs sociaux qui utilisent des moyens technologiques pour obtenir ou offrir de la supervision et de la consultation doivent respecter les normes qui s’appliqueraient à une relation de supervision en personne, et ils doivent maîtriser les technologies utilisées.
9.1.9. Durant le processus pour obtenir le consentement éclairé, les travailleurs sociaux doivent informer les clients au sujet des technologies qui servent à la prestation des services sociaux, notamment des risques et des avantages liés aux technologies en question.
9.1.10. Les travailleurs sociaux doivent consigner toutes les communications électroniques afin de respecter la norme 9.2.
9.1.11. Les travailleurs sociaux qui offrent de la thérapie ou des services sociaux au moyen de technologies électroniques (c.-à-d., consultations en ligne, groupes de soutien en ligne, vidéoconférences, etc.) doivent connaître les règlements intergouvernementaux.
9.2.1. Les travailleurs sociaux doivent tenir un fichier principal des interventions et des opinions professionnelles, dans le respect des obligations et des normes de leur employeur et de l’organisme de réglementation pertinent.
9.2.2. Les travailleurs sociaux doivent consigner l’information de façon impartiale et exacte et doivent garder à l’esprit que les données de chaque dossier peuvent être communiquées à des clients ou divulguées durant des procédures judiciaires.
9.2.3. Les travailleurs sociaux ne doivent pas offrir des avis professionnels sauf s’ils peuvent les soutenir par leur propre évaluation ou par l’évaluation consignée d’un autre professionnel. Lorsque des dossiers sont partagés avec d’autres professionnels ou d’autres organismes, il faut consigner les renseignements seulement dans la mesure où ils permettent de répondre aux besoins des clients et de respecter les exigences d’un employeur et les normes professionnelles du domaine.
9.2.4. Les travailleurs sociaux doivent considérer les clients comme la principale source d’informations au sujet de leurs problèmes personnels.
9.2.5. Les travailleurs sociaux peuvent utiliser la technologie de leur choix pour conserver les dossiers, toutefois ils doivent assurer la confidentialité des renseignements qui se trouvent dans les dossiers, conformément aux lois fédérales et provinciales.
9.2.6. Les travailleurs sociaux doivent veiller à ce que tous les renseignements consignés soient pertinents pour trouver une solution au problème du client ou soient nécessaires à l’administration d’un organisme ou à la création de politiques ou de lois.
9.2.7. Lorsque les clients sont un couple, une famille, un organisme, une collectivité ou un autre type de groupe, les travailleurs sociaux doivent tenir des dossiers adaptés à la configuration (l’ensemble) des clients. Si un travailleur social prend en charge un client de l’un de ces groupes, alors il doit tenir un dossier séparé des interventions et respecter la confidentialité de cette relation distincte.
9.2.8. Les travailleurs sociaux doivent :
9.3.1. Les travailleurs sociaux doivent conserver les dossiers d’une manière qui assure la confidentialité des renseignements que ces dossiers contiennent.
9.3.2. Les travailleurs sociaux doivent transférer ou détruire les dossiers des clients, notamment les dossiers électroniques ou sur dispositifs amovibles, d’une manière qui protège la confidentialité des clients et qui respecte les lois et les politiques relatives aux dossiers.
9.3.3. Les travailleurs sociaux doivent connaître les processus qui permettent aux clients d’accéder à leurs dossiers personnels.
9.3.4. Les travailleurs sociaux doivent respecter les exigences relatives à la rétention, l’entreposage, la préservation et la sécurité des dossiers établies dans les politiques ou lois applicables. Les membres qui sont employés d’un organisme doivent bien s’informer et se tenir au courant des politiques de l’organisme en ce qui concerne la rétention, l’entreposage, la préservation et la sécurité des dossiers. Les travailleurs sociaux indépendants ont la responsabilité de respecter les lois relatives à la vie privée et d’établir des politiques claires relatives à la rétention, l’entreposage, la préservation et la sécurité des dossiers.
9.3.5. Les travailleurs sociaux doivent veiller à ce que les dossiers de chaque client soient entreposés et préservés dans un lieu sécuritaire pendant au moins sept ans à compter de la dernière entrée effectuée ou, si le client n’avait pas 18 ans lors de la dernière entrée effectuée, pendant au moins sept ans à partir de la date à laquelle le client a eu ou aurait eu 18 ans. Certaines lois peuvent exiger différentes périodes de conservation. Des périodes prolongées de conservation peuvent être exigées dans les politiques d’un organisme duquel le membre est un employé, dans les politiques d’un membre qui est travailleur indépendant ou par un membre qui doit respecter les lois relatives à la vie privée. Lors de la rédaction de ce type de politiques, il faut tenir compte des besoins potentiels relatifs aux dossiers.
9.3.6. Les travailleurs sociaux doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité et la sécurité des dossiers papier, des documents télécopiés, des dossiers électroniques et des autres communications.
9.4.1. Les travailleurs sociaux qui sont des employés d’un organisme doivent se renseigner et se tenir au courant des politiques relatives aux accès et aux renseignements confidentiels des clients. Ces politiques concernent les demandes d’accès présentées par les clients ou autres tiers.
9.4.2. Les travailleurs sociaux peuvent divulguer à des tiers des renseignements qui se trouvent dans un dossier sans l’autorisation du client seulement si la divulgation constitue une obligation juridique, ou si le travailleur a des preuves qui lui permettent de conclure que la divulgation est urgente et essentielle pour empêcher qu’un client ou une autre personne se trouve en danger ou subisse des blessures.
9.4.3. Les travailleurs sociaux ne doivent pas divulguer des renseignements à un tiers si, selon l’avis professionnel du membre, ce type de divulgation peut nuire au client.
- Les barrières géographiques n’existent pas dans Internet, par conséquent, les clients qui reçoivent des services grâce à la technologie peuvent percevoir différemment le modèle occidental de psychothérapie et de prestation de services. En raison de l’isolation sociale souvent imposée aux personnes des populations vulnérables, les travailleurs sociaux doivent tenir compte du potentiel d’exploitation et d’usage abusif des méthodes électroniques qui servent à offrir des services à ces personnes et ces familles. De plus, les travailleurs sociaux qui ont adapté leurs compétences à certaines cultures doivent tenir compte des forces et des limites des méthodes électroniques, des processus et des modèles de pratique modernes afin d’offrir des services qui sont efficaces, pertinents et adaptés aux besoins des clients de différentes cultures et régions géographiques ainsi qu’aux besoins des membres des populations vulnérables.
- L’anonymat que la communication électronique procure rend possibles les fausses représentations, autant pour les travailleurs sociaux que pour les bénéficiaires des services sociaux. En raison du potentiel d’usage abusif par les personnes non qualifiées, il est essentiel qu’il soit facile de vérifier les informations afin d’assurer la protection des clients. Les travailleurs sociaux doivent fournir leur nom complet, leurs titres, leurs attestations professionnelles dans le domaine du travail social, leur emplacement physique et les numéros de téléphone de leur bureau professionnel. Les sites Web doivent fournir des liens vers tous les organismes de certification et de réglementation pertinents afin de faciliter la vérification.
- Il est important de veiller à ce que les références à des personnes autres que les clients soient exclues des renseignements divulgués.
- Les travailleurs sociaux doivent veiller à ce que les clients aient un accès raisonnable aux dossiers officiels de travail social qui les concernent. Toutefois, s’ils ont des raisons professionnelles ou éthiques ou une obligation juridique de refuser cet accès, ils doivent aviser les clients qu’ils ont le droit de demander une révision de la décision au moyen de procédures des organismes ou de méthodes juridiques, p. ex. en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.